STATEMENT VERWERKING PERSOONSGEGEVENS
Bij Thermologistics Operations B.V., hierna te noemen ‘Thermologistics’, ‘wij’ of ‘ons’, hechten wij veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In het kader van onze bedrijfsvoering verwerken wij persoonsgegevens van klanten, leveranciers en andere betrokkenen op een zorgvuldige en transparante wijze, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Bij de verwerking van persoonsgegevens kwalificeren wij als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG.
1. Wiens persoonsgegevens verwerken wij?
Deze privacyverklaring is relevant voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onze (bedrijfs)activiteiten, met inbegrip van websitebezoekers en individuele contactpersonen bij onze klanten, leveranciers of andere zakelijke partners.
Notitie: deze privacyverklaring heeft geen betrekking op onze activiteiten met betrekking tot onze werknemers. Voor de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten verwijzen wij u naar paragraaf 13.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens over u verzamelen:
(a) Persoonlijke gegevens: zoals voor- en achternaam;
(b) Contactgegevens: zoals adres, (e-mail)adressen en telefoonnummers;
(c) Bedrijfsgegevens: zoals zakelijke/bedrijfsgegevens (inclusief contactgegevens van bijvoorbeeld de vertegenwoordiger), functietitel, handtekeningen en uittreksels van registers (openbaar of niet, bijvoorbeeld van de Kamer van Koophandel);
(d) Financiële gegevens: zoals betalingsinformatie en bankrekeninggegevens;
(e) Technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, tijdzone-instelling en locatie, en andere technologie op de apparaten die u gebruikt om toegang te krijgen tot de website; en
(f) Gebruiksgegevens: gegevens over activiteiten op onze website.
3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende rechtsgronden en voor de volgende doeleinden:
1 De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met u.
Let op: De verstrekking van persoonsgegevens is in dit geval verplicht. Zonder deze persoonsgegevens kunnen wij de overeenkomst niet op de juiste manier uitvoeren.
2 De verwerking is noodzakelijk voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen (waaronder onze verplichtingen onder toepasselijke belastingwetgeving, onze wettelijke administratieverplichtingen en het samenwerken met toezichthoudende autoriteiten).
3 De verwerking is noodzakelijk voor onze legitieme (zakelijke belangen), waaronder verbetering van onze dienstverlening en bedrijfsprocessen, om met onze klanten en leveranciers te kunnen communiceren en (contractueel) samen te werken, of om klachten te behandelen, mogelijke geschillen te behandelen en onze (juridische) positie te bepalen, te verdedigen en uit te oefenen en voor marketingdoeleinden, zoals het informeren over nieuwe of soortgelijke producten of diensten en het sturen van nieuwsbrieven.
4 Als de toepasselijke wetgeving die vereist, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van uw (uitdrukkelijke) toestemming. Indien enige vorm van verwerking gebaseerd is op toestemming, informeren wij u hierbij dat u het recht heeft om de gegeven toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit van invloed is op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken.
4. Manieren van verzameling persoonsgegevens
Wij kunnen op verschillende manieren informatie over u verzamelen:
(a) Rechtstreeks van u. Bijvoorbeeld wanneer u zaken met ons doet en ons uw persoonsgegevens verstrekt door een bestelling bij ons te plaatsen, of contact met ons op te nemen (bijvoorbeeld per e-mail, telefoon, onze website, of andere communicatiekanalen).
(b) Van derde partijen. Bijvoorbeeld wanneer wij uw contactgegevens verkrijgen van bedrijven waarmee wij samenwerken (in het kader van onze zakelijke activiteiten), externe adviseurs, via collega’s en via ons partnernetwerk.
(c) Anders. Bijvoorbeeld door het raadplegen van openbare bronnen/openbare gegevens (bijv. uw website (of van het bedrijf waar u voor werkt), het handelsregister, brancheverenigingen of media).
5. Hoe beschermen wij deze gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.
Denk aan:
• Beveiligde servers en systemen.
• Toegangsbeperkingen.
• Vertrouwelijkheidsverklaringen.
• Regelmatige beveiligingsupdates.
6. Delen van persoonsgegevens
Wij delen persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals met onze vertrouwde partners en leveranciers en professionele adviseurs (zoals accountants en advocaten)]. Wij zorgen ervoor dat deze
derden verplicht zijn om uw gegevens te beschermen en uitsluitend gebruiken voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn gedeeld.
Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen met relevante autoriteiten, rechtbanken en wederpartijen, bijvoorbeeld in het geval van een datalek, om klachten te behandelen en/of in het geval van een juridisch geschil.
Wij zorgen ervoor dat, indien van toepassing, passende maatregelen worden genomen wanneer wij uw persoonsgegevens aan derden verstrekken. Indien nodig sluiten wij bijvoorbeeld een verwerkersovereenkomst (waarin beperkingen op het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen met betrekking tot de beveiliging van uw persoonsgegevens zijn opgenomen).
7. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte
Als algemene regel geldt dat wij uw persoonsgegevens niet doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In uitzonderlijke omstandigheden, als wij persoonsgegevens moeten overdragen naar landen buiten de EER, zullen wij dit echter doen in strikte overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
8. Bewaartermijnen
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is in verband met de doeleinden waarvoor wij deze verwerken (wij verwijzen naar de doeleinden zoals hierboven beschreven). Alleen wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, of wanneer dit noodzakelijk is om onze belangen te verdedigen in het kader van een gerechtelijke procedure (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zullen wij de persoonsgegevens langer bewaren.
Meer specifiek zijn de volgende opslagperioden van toepassing:
9. Rechten van betrokkenen
Iedere betrokkene heeft, onder bepaalde omstandigheden, het recht op inzage, rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Daarnaast kan bezwaar worden gemaakt tegen de verwerking, of – indien van toepassing – het recht op dataportabiliteit (gegevensoverdraagbaarheid) worden uitgeoefend.
Als u niet tevreden bent over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, laat het ons dan weten. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de lokale gegevensbeschermingsautoriteit, voor Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt een klacht indienen via de website https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap.
10. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
11. Contact
Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen via:
Thermologistics Operations B.V.
Lisette Schakel
L.schakel@thermologisticsgroup.com
0172-251099
12. Cookies
We kunnen cookies gebruiken op onze website. Voor meer informatie over het gebruik van cookies verwijzen we naar ons cookiebeleid dat beschikbaar is via: Hoe gaat Thermologisticgroup.com om met cookies?
13. Sollicitanten
In deze paragraaf wordt uitgelegd hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken als onderdeel van uw sollicitatieprocedure en voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken. Houd er rekening mee dat deze informatie alleen betrekking heeft op uw sollicitatieprocedure. Zodra wij uw sollicitatie hebben geaccepteerd, ontvangt u onze interne privacyverklaring voor werknemers.
In het kader van de sollicitatieprocedure kunnen wij de volgende persoonsgegevens over u verzamelen en verwerken:
(a) identificatie- en contactgegevens (zoals naam, geboortedatum, geslacht, geboorteplaats, nationaliteit, adres, telefoonnummer en e-mailadres);
(b) cv en (aanvullend) onderwijs- en/of arbeidsverleden;
(c) beroepscertificaten;
(d) beoordelingen;
(e) referenties;
(f) kopie van een identiteitsbewijs (met inbegrip van een rijbewijs, indien en voor zover relevant voor de functie);
(g) Burgerservicenummer;
(h) alle andere gegevens met betrekking tot uw werkervaring (indien en voor zover relevant voor de uitvoering van het werk);
(i) alle overige gegevens die u in uw brief en/of cv opneemt;
(j) door de overheid verstrekte informatie, zoals een kopie van een verblijfsvergunning of werkvergunning (indien van toepassing);
(k) in het geval dat we besluiten u een functie aan te bieden, kunnen we een Verklaring Omtrent Gedrag vragen om de geschiktheid, integriteit en betrouwbaarheid voor de functie te garanderen.
We gebruiken uw persoonsgegevens zoals hierboven beschreven alleen voor de volgende doeleinden:
(a) om te bepalen of u geschikt bent voor en voldoet aan de relevante vereisten voor de functie waarop u solliciteert;
(b) voor onze administratie;
(c) om contact met u op te nemen / om met u te communiceren;
(d) om een contract met u aan te gaan; en
(e) om herbeoordeling van sollicitanten te voorkomen.
Wij verzamelen, verwerken en verstrekken uw persoonsgegevens wanneer wij dit noodzakelijk achten om precontractuele stappen uit te voeren voor doeleinden die verband houden met uw sollicitatie of om onze legitieme belangen na te streven. Soms vragen we uw uitdrukkelijke toestemming voor een bepaalde verwerkingsactiviteit. Als wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in paragraaf 11.
Uw persoonsgegevens kunnen rechtstreeks van u worden verkregen, uit openbaar beschikbare bronnen of, indien van toepassing, met uw toestemming, van de volgende derden: wervingsbureaus of headhunters, uw referenten en/of (andere) vroegere werkgevers, docenten/verstrekkers van uw opleiding en/of training over uw onderwijsprogramma en de voltooiing ervan en beoordelingsbureaus.
Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden, zoals dienstverleners die wij contracteren en onze professionele adviseurs om uw arbeidsovereenkomst op te stellen, maar alleen voor de doeleinden zoals hierboven uiteengezet. Wij zorgen ervoor dat, indien van toepassing, passende maatregelen worden genomen wanneer wij uw persoonsgegevens aan derden verstrekken. Zie paragraaf 6.
Als u een functie binnen ons bedrijf hebt geaccepteerd, nemen we uw sollicitatiegegevens op in uw personeelsdossier en verwijzen we in dit verband naar onze interne privacyverklaring.
Als u geen functie binnen ons bedrijf aangeboden hebt gekregen of niet hebt geaccepteerd, wissen we uw gegevens zo snel als redelijkerwijs mogelijk is na afloop van de sollicitatieprocedure. In het algemeen is dit maximaal vier (4) weken vanaf de datum waarop de sollicitatieprocedure is beëindigd.
Uw persoonsgegevens worden alleen langer bewaard indien dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze belangen in het kader van een gerechtelijke procedure (bijvoorbeeld in geval van een geschil) of indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Als u wilt dat wij uw persoonsgegevens voor een langere periode bewaren, zodat wij contact met u kunnen opnemen in het geval van een andere vacature die bij uw profiel past, geef dan aan dat u ons toestemming geeft om uw persoonsgegevens voor een periode van zes (6) maanden te bewaren. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, waarna wij uw persoonsgegevens zo snel als redelijkerwijs mogelijk is zullen verwijderen.
Voor uw overige rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens verwijzen wij u naar paragraaf 9.